一、法院档案管理现状
人民法院的诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，诉讼档案管理工作是审判工作不可分割的组成部分。这些档案都是以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，除个别法院外，大部分采用传统的手工管理方式。这种管理方式已难以适应档案管理工作现代化的要求，也无法满足公众查询诉讼档案的需求。随着国家依法治国基本方略的实施，人民群众的法制观念的增强，起诉到法院的各类案件大量上升，各类档案信息量越来越大。无论从社会外部来看还是从法院内部看，对法院档案的公开、利用的要求日渐增多。如何发掘和利用这些成千上万的档案信息，是人民法院档案管理的一大难题。而数字信息在存储、利用和传输手段上有着纸质资料无法比拟的优点。因此建设诉讼档案数字化管理系统，是加快档案信息的有效利用、加强法院档案的管理水平的有效途径。
二、建设目标
信息技术的飞速发展，特别是图像处理技术、OCR识别技术、全文检索技术、海量存储技术、数字水印技术为档案管理的现代化提供了有效手段。现代化档案管理是以数据库为管理手段，以扫描纸质档案图像和电子数据档案为管理对象，以网络存贮设备为存储介质，利用先进的计算机网络技术、信息处理技术、数字化加工处理和先进的压缩存储技术，实现从档案的数字化加工处理、接收到档案组卷、档案编目整理、管理到档案利用及档案的移交全过程的计算机管理，达到对档案数据进行统一管理，实现数字档案信息的共享，使用户在合法授权的条件下能及时方便地查询利用有关的档案信息，从而实现数字化档案综合管理。
法院档案数字化管理的总体建设目标是：运用先进的信息技术，建设一个完整、专业、易扩展的综合数字化加工生产线和档案信息管理平台，统一档案管理的标准，规范管理模式、管理制度，实现档案资源数字化、档案管理标准化、档案服务网络化，更好地为各级法院领导、法官提供及时、准确、全面的档案信息，满足广大群众利用档案信息的需要，进一步提高各级人民法院档案管理水平和利用水平，全面建设符合现代档案管理发展方向的具有人民法院特色的档案工作体系。
具体目标如下：
1、建立档案标准化管理。根据人民法院现有档案分类代码、字号等及有关数据情况，建立一套适合人民法院、符合国家档案管理要求的档案标准化管理体系，包括相关管理制度、标准，并提供维护模块，包括查询、添加、修改等。
2、建立一套完善的综合档案管理信息平台。将所有档案信息数据进行统一的采集、归档、整理、分析，为相关人员所利用，使各机构之间能够实现多种层次的信息管理、数据共享和关联，最终建设一个档案统一管理的重要信息档案管理系统。
包括：①档案采集加工系统，实现纸质档案、影像、声音和电子文档的收集、提取、加工、整理。
②档案资源管理系统，实现档案资源高效、规范的管理。
③档案资源利用系统，实现档案资源安全、准确的检索、利用。
3、建立法院档案数字化管理系统同法院审判系统、办公系统的数据交换机制，实现相互之间的有效对接。
4、建立全省法院的分布式法院档案数据库系统，为建立统一的全省司法数据库打下基础。
5、建立统一的安全认证和访问控制机制，确保系统安全。
6、利用法院外网，建立法院档案信息发布环境，实现法院档案信息的公开，提供面向社会的调阅查询功能，充分发挥该项目在法院系统和社会的效益。
三、软件采用技术
1、系统要求采用J2EE技术体系结构，以提高系统的先进性和兼容性。
2、系统要求采用B/S架构，应用程序不依赖任何特定操作系统、中间件、硬件。系统应稳定。
3、 三层体系结构：整个系统的设计框架应该基于三层体系结构，将逻辑业务层、应用处理层和数据层分开，提高系统的性能。
4、 分布式系统。数据按法院的行政区域划分采用分布式存贮，系统内任一客户端能实现分布式查询。
5、 可靠的数据备份策略：系统应该提供完整数据备份和恢复策略，定时备份数据和文档，并可以在突发故障时予以恢复。
6、 系统设计要采用模块化、构件化的设计思想，提高系统的可扩展性。
7、 系统支持SYBASE、Oracal、SQL server等主流数据库。
全省法院从级别管理上分三级：高级人民法院、中级人民法院和基层人民法院。
按照档案分类大纲，各级人民法院档案卷宗主要分以下几个类别：
诉讼：含刑事、民事、经济、行政、海事、知识产权、执行、司法鉴定等；（按性质分正、副卷）
行政文书类：含党务、政务、事务、人事、后勤、财务、审计等；
会计档案，含报表、帐簿、凭证等；
特种载体档案，含照片、声像、磁介质档案、实物等；
系统主要应用功能包括：
（一）、文档扫描功能。
文档扫描功能要求通过扫描仪及响应的扫描软件对案卷进行批量扫描，形成案卷的影像文件，扫描后的文件发送到相应的影像索引工作流节点。
配套的扫描软件必须具有良好的可扩展性、与平台无关、支持几乎所有的扫描输入设备、采用多种识别关联技术、强大的图像处理功能、可选的文档OCR技术、多样的扫描文件格式及相互转换技术，能方便地实现与档案管理系统的衔接，即时地录入目录信息并自动建立与扫描电子文件的对应关系。系统提供自动纠偏，自动去黑边功能。
（二）、影像索引功能。
影像索引功能要求实现对扫描后案卷文件进行归档，归档过程中完成创建索引、查询修改索引的功能，然后将归档后的信息保存。
（三）、系统管理。
包括组织、人员、组别、角色定义，流程、表单、界面定制，权限分配，日志管理、督办、监控等功能。
①用户管理。用户除了法院内部的审判法官、其他行政工作人员外，还有与受案地相同级别的当地党委、人大常委会，上级法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关、受委托律师，以及与案件有关的当事人等。另外，对一些不能按有关规定利用档案资料的人，应列入专门的恶意用户名单。
②权限管理。每个文件的阅读对象应建立相对权限，只有经严格审批后的用户方可查阅相关档案资料。根据档案利用对象，以及用户提出的要求，有关管理人员应明确确定开放卷宗的性质（正卷、副卷）、数量、卷内细目（因审判业务不同卷内细目另附表说明）、使用期限、是否同意拷贝等相关权限。
1、院领导及审委会成员的权限。具有查看本院全部卷宗的权限；
2、业务庭领导的权限。各业务庭负责人有权查看本庭各合议庭的审理卷宗；
3、审判员及助理审判员的权限。审判员及助理审判员只可查看所在合议庭经办的案件卷宗；
4、书记员的权限。书记员只可查看所在合议庭办理的案件卷宗；
5、外部人员的权限。
1）单位。党政机关、人大等组织机构的工作人员凭单位介绍信办理相关手续后方可开放权限。
2）律师。律师因接受案件当事人的委托，作为诉讼代理人参与诉讼，因诉讼需要查阅案件有关材料的，凭介绍信及执业证明在办理相关手续后，提交该案书记员或审判人员，由法官开放权限，查看与其代理案件相关的案卷材料；查阅已审理终结的案件有关材料，应与法院有关部门工作人员联系，获取权限。
3）当事人。民事案件当事人凭个人有效证件与法院工作人员联系，法院向其开放查阅与该当事人有关案件的案件材料权限。
③具备完善的工作流控制管理体系，用以灵活地控制管理人民法院档案管理工作流。在工作流控制管理平台中定义各节点的使用权限，确保系统数据安全。
④应具有方便的自定义表单设计（关联数据库结构定义），系统界面设计。
⑤编码管理，数据字典维护与管理，日志管理。
（四）、历史档案管理。法院档案一般分为以下几种：诉讼类、文书类、法医类、会计类、科技类（含基建、固定资产等项）、特殊载体类。数字化处理主要针对法院的诉讼档案和文书档案，其余类别的档案以录入条目为主。需要进行数字化处理的档案：
1、诉讼档案。
诉讼档案的分类主要有以下几个方面：
1）级别管理。这里的级别管理是指法院编制的三个级别，即：高级人民法院、中级人民法院包括专门法院（海事法院）、基层人民法院等。
2）案件类型管理。法院受理的案件有刑事诉讼案件、民事讼案案件、行政诉讼案件、告诉申诉案件等。而民事诉讼案件中又有经济合同纠纷、知识产权纠纷等案件。
3）审级管理。指法院对案件的审判程序，如一审、二审、再审等。
4）保管期限管理。保管期限分为短期、长期、永久。
5）数量管理。对库存文档类档案的数量以卷、册计，音像类等物殊载体及实物类以套、件计。
6）档案利用管理。对于纸质档案的查阅、借阅、拷贝按有关规定办理相关手续，并进行记录，以便掌握每份卷宗的去向。对于借出后长期未能归还的案卷，要能发出催还警告；对于电子档案的查阅、拷贝都应有详尽的记录。
2、文书档案。
1）分类管理。文件按发文年份、发文机关、发文内容分类。
2）密级管理。保密等级分别为秘密、机密、绝密。
3）保管期限管理。保管期限分为短期、长期、永久。
4）OCR文档处理。对法院系统内的所有文书档案都能做到OCR文档处理，以便随时调阅利用。对文书档案经OCR处理，可进行全文检索。对各类档案分别定密、解密。按照需要分为普通、内部使用、保密、机密、绝密几个保密等级。
（五）、格式文档管理。为了严格管理流程管理，要求相同级别的法院在电子档案形成过程中使用的各类文档格式一致，以便将来资源共享。这类文档包括：卷宗封面、卷内目录、立案信息表、立案审批表、审判流程信息表、送达回证、卷宗备考表、查阅登记表、借阅登记表、调档登记表、各类统计表等。卷宗封面、卷内目录、卷宗备考表等各项应具备自动生成功能，对于审理过程中没有出现的项目即不再生成列出，只按审判流程顺序列出经过的各个项目。
（六）、智能检索查询。
查询具备全文检索和模糊查询功能。输入任一条件的个别信息得到所有含有该信息的条目性查询结果，并可以进一步对整个案卷及关联案卷进行深层次查询；复合条件查询。根据待查文档的信息（审判法院、案件类型、案由、案卷字号、受理时间、结案时间、归档时间、公诉机关、被告人、原告方、被告方、上诉方、被上诉方、审判长、助理审判员、书记员、保管期限等），做到准确迅速地查出。
（七）、数据加密管理。
采用图像加密技术、软件加密、数字水印等多种影像安全技术，来防止影像档案数据未被授权的非法复制、非法查看和非法修改。所有的电子影像以压缩方式进行加密存储，要求不影响利用效果。
（八）、归档验收管理。
业务庭办案人员将全部案卷材料扫描进行数字化处理后，将电子档案提交档案管理部门验收归档，由档案管理人员对提交归档的电子档案进行验收评定，对不符合要求的退档并提出整改意见，直到合格。办案人员在接到验收合格的通知后，再将案卷材料装订成册和电子档案一同归档。
（九）、统计管理。
为全面掌握法院档案管理相关数据，分以下几方面进行统计，以便对数据进行分析利用。1、法院档案管理人员统计。对全省法院档案管理人员按以下几项进行分类统计：1）档案机构；2）人员编制。①专职人员情况：单位、姓名、性别、年龄（50岁以上、35—50岁、35岁以下）、政治面貌、文化程度（研究生、双学历、大学本科、大专、中专、高中）、审判职称（审判员、助理审判员、书记员）、档案专业程度（研究生、大学本科、大专、中专、职业高中、在职培训教育）、档案干部专业技术职称（研究馆员、副研究馆员、馆员、助理馆员、管理员）。②兼职人员数量。2、档案用房及设备统计。1）档案用房。包括库房面积、办公室面积、阅卷室面积、其它房面积；2）设备。包括档案用柜、架、空调设备、去湿设备、除尘设备、消防设备、微机及关联文档处理设备、其它设备等。3、库存档案统计。1）诉讼档案。对诉讼档案（包括法医卷）要能以审判法院、案件地点、案件类型、判决时间、刑期、案卷册数（正、副卷）等分类；2）文书档案。文书档案要能以文件类型、发文机关、发文时间、文件密级等分类。4、档案利用情况统计。对案件类型、查阅人情况、查阅人数、查阅次数、查阅卷数等分类。
（十）、收费管理。
考虑到将来法院管理的部分档案要向社会公众开放，要求设置收费管理功能。
（十一）、数据备份与恢复功能。
要求提供一次全量备份、在线增量、历史数据等多个备份方案及灾难后数据库恢复方案。
（十二）、提供应用软件接口。
与人民法院审判系统、办公自动化系统做好数据接口，避免数据重新录入。直接读取数据库相关数据，尽量减少数据转换。
（十三）、档案保管
档案保管是档案保管部门接收到实体档案后对档案存放位置与库房温湿度记录。包括了档案的出入库登记、档案位置索引、库房温湿度记录功能。
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